WHITEPAPER DE NIEUWE STANDAARD IN VOORRAADBEHEER
MCR Voorraadadviseur
Bij MediaCenter is ons warehouse altijd in ontwikkeling. Met meer dan 2.500 palletplaatsen beheren we dagelijks de voorraad voor onze klanten. Van het printwerk dat we zelf produceren tot diverse goodies die wij, of onze klanten, inkopen bij externe leveranciers. Wekelijks verlaten honderden pakketten ons warehouse en wordt nieuwe voorraad aangevuld. En hoe efficiënter dat gaat, hoe enthousiaster wij daarvan worden!
Zo hebben we een aantal jaar geleden een eigen systeem ontwikkeld waarmee onze warehouse-collega’s de meest efficiënte route kunnen uitstippelen om alle orders zo snel mogelijk te picken. Een systeem dat inmiddels ook bij andere bedrijven draait! Je leest hier meer over op onze website.
Maar in 2025 hebben we ook weer een mooie stap gezet. We bouwden een gloednieuw dashboard dat klanten meer inzicht geeft in de voorraad dan de data die je uit een brandportal kunt halen. Om uit te leggen hoe deze nieuwe tool werkt vroegen we onze IT’er Wilco, die het systeem vanaf de basis zelf ontwikkelde, het hemd van het lijf. Hij vertelt graag hoe de tool werkt:
Van idee naar dashboard
“Inzicht in de actuele aantallen van je voorraad is handig, maar er schuilt nog veel meer waarde in productdata. Zo wil je ook weten hoe hard een product loopt, hoe vaak je iets moet bijbestellen en of de minimale voorraad nog hoog genoeg is om de aankomende orders op te vangen. Kortom, ‘nee’ verkopen wil je voorkomen, maar onnodig veel voorraad hebben is ook zonde. Vanuit die gedachte zijn we begonnen met het bouwen aan onze nieuwe collega: de MCR Voorraadadviseur,” aldus Wilco.
Bestelpatronen herkennen
In de voorraadadviseur krijg je inzicht in alle producten die bij ons in het warehouse zijn opgeslagen. Per product zie je wat de huidige voorraad is en hoeveel er is afgenomen over een bepaalde periode. Je ziet niet alleen hoeveel stuks van een product zijn verkocht, maar ook hoeveel stuks er gemiddeld in één order zitten.
“Op basis van de bestelgeschiedenis kunnen we voorspellen of je komende maand, kwartaal of jaar nog genoeg van een product op voorraad hebt. Stel dat je post-its aanbiedt waarvan je er nog 50 stuks op voorraad hebt. De afgelopen maanden bestellen jouw gebruikers gemiddeld 20 stuks in één keer, dan heb je dus nog genoeg voorraad voor 2 bestellingen en is het wellicht tijd om binnenkort bij te bestellen. Die melding krijg je dan van ons, zonder dat je zelf een rekensom hoeft te doen.”
“Wat ook leuk is, is dat we suggesties doen voor producten. Je kunt namelijk zelf instellen wat de minimale voorraad mag zijn van een product voordat je moet gaan bijbestellen. Zodra die grens wordt bereikt, krijg je hier een bericht van. Maar als de afgelopen bestellingen meer items bevatten dan jouw minimale voorraad, kom je op een gegeven moment tekort. In dat geval krijg je het advies om de minimale voorraad te verhogen. Zo zou de minimale voorraad van de post-its bijgesteld moeten worden naar 20 stuks.”
Filteren op categorieën en tags
“Naast de positieve reacties kwam Kindergarden ook met een handige toevoeging. Ze stelde voor om artikelen te kunnen groeperen op basis van een categorie en een tag, zodat je sneller kunt filteren op bepaalde producteisen. Zo gevraagd, zo geregeld! We ontwikkelden categorieën waarmee je grote productgroepen kunt bundelen. Een tag is nog flexibeler en bedoeld om kleine, specifieke groepjes te maken. Zo kun je bijvoorbeeld één categorie ‘kleding’ aanmaken met verschillende kledingmaten als tags. Klanten zijn volledig vrij om dit in te delen op de manier die voor hen het meest praktisch is.”
Inmiddels is de voorraadadviseur bruikbaar voor al onze klanten. Een handige tool waarmee je veel kennis kunt opdoen over je eigen producten en je meteen advies geeft over de status van je voorraad. Door deze accurate voorspelling kun je onverwachte lege voorraden dus drastisch verminderen en gemiddeld zo’n 20% op voorraadkosten besparen.
